Zweiter Blick: PDF Dateien

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PDF-Dateien barrierefrei

PDF

Bedeutung von PDF Dateien

PDF Portable Document Format ist ein Dateiformat, das ursprünglich dazu gedacht war, Dokumenten plattformunabhängig ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben. Das bedeutet gleichzeitig, dass der Text visuell unveränderlich bleibt und anders als in Textverarbeitungsprogrammen etwa die Schriftgröße nicht einfach geändert werden kann.

Später wurde es gerne dazu verwendet, Text nicht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung zu stellen, also quasi als technischer Urheberschutz. Blöderweise wurden damit die Texte auch für den Screen Reader unlesbar.

Aus diesen beiden Punkten kann schon abgeleitet werden, dass PDF vom Konzept her dazu dient, die Zugänglichkeit zu erschweren. Erst nachträglich wurden Konzepte eingearbeitet, die etwa bei der Farbgestaltung Varianten zulassen und die Zugänglichkeit für Screen Reader ermöglichen. In neueren Versionen lassen sich tatsächlich weithin barrierefreie PDF Dateien realisieren.

Standards zur Barrierefreiheit von PDF-Dateien

Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)

Die WCAG als maßgebliche Sammlung von Richtlinien für barrierefreie Webinhalte wurden ab der Version 2.0 als technikunabhängige Prinzipien angelegt. Werden PDF-Dateien auf Webseiten publiziert, unterliegen sie daher diesen allgemeinen Richtlinien.

PDF/UA Standard (PDF / Universal Accessibility)

In Anlehnung an Richtlinien des W3C für barrierefreie Webinhalte und Programme, die dies gewährleisten sollten, wurde im Jahr 2012 die PDF/UA als ISO-Norm 14289-1 veröffentlicht.

Der Standard steht von der ISO meines Wissens nur kostenpflichtig zur Verfügung.

Tools zur Gestaltung und Prüfung von PDF-Dateien

Bedeutung technischer Werkzeuge

Auch für PDF-Dateien gibt es zum Test und zur Entwicklung der Barrierefreiheit technische Werkzeuge. Sie sind sehr hilfreich und sollten eingesetzt werden.

Allerdings gilt wie auch auf gewöhnlichen Webseiten, dass technische Werkzeuge, wie Validatoren, nur das technisch prüfbare Segment der Barrierefreiheit verbessern können. Die tatsächliche umfassende Barrierefreiheit kann nur durch die Prüfung durch Menschen mit einschlägiger Erfahrung gewährleistet werden. Und auch diese können irren oder etwas übersehen.

Angeblich gibt es Bemühungen, Artificial Intelligence zur Prüfung von PDF-Dateien auf Barrierefreiheit einzusetzen. Dies dürfte jedoch menschliche Fachkräfte noch lange nicht Ängste um ihren Job verursachen.

PDF Accessibility Checker (PAC)

Der PAC ist ein kostenloser Validator zur Prüfung von PDF-Dateien. Meines Wissens stellt er weltweit konkurrenzlos Funktionalitäten zur Prüfung hin auf den PDF/UA Standard zur Verfügung.

Von der Schweizer Stiftung Zugang für Alle entwickelt, steht es in der aktuellen Version PAC 3 in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung (Stand Juli 2018).

axesPDF for Word

Mit dem kostenpflichtigen Add-In axesPDF for Word lassen sich barrierefreie Word-Dokumente mühelos in barrierefreie PDF-Dateien umwandeln. Mit wenigen Klicks wird ein barrierefreies PDF generiert und optional die Darstellung im PDF-Reader konfiguriert.

Das Tool steht auch in einer Demoversion zur Verfügung. Allerdings wird das Ergebnis durch Wasserzeichen und kleine Gemeinheiten (Farbersetzungen einzelner Buchstaben) für die Veröffentlichung unbrauchbar gemacht.

Bislang lieferte der PDF Accessibility Checker noch nie eine Fehlermeldung, wenn ich ein Word-Dokument mit axesPDF for Word in eine PDF-Datei konvertieren ließ. Mir erscheint dieses Tool daher auf meinem Erfahrungshorizont als essentiell für die Erstellung von barrierefreien PDF-Dateien für öffentliche und kommerzielle Seiten, die PDF/UA Standard umsetzen müssen.

axesPDF Quickfix

Quickfix ist in der axesPDF-Familie ein äußerst hilfreiches Werkzeug zur Behebung von Fehlern der Barrierefreiheit von PDF-Dateien nach dem PDF/UA Standard. Es ist jedoch ein sehr komplexes Tool, das vieler Einarbeitung oder Schulung bedarf.

Das Tool steht auch in einer Demoversion zur Verfügung mit allen Funktionalitäten zum Kennen lernen. Alleine, die bearbeitete Datei lässt sich nicht speichern und damit auch nicht veröffentlichen.

Leider weist axesPDF Quickfix auch grobe Mängel bei der Tastaturbedienbarkeit auf. Es kann daher auch nicht von Menschen eingesetzt werden, die auf Screen Reader angewiesen sind. Auch die folgende Webseite ist nicht barrierefrei nach den WCAG Richtlinien.

Adobe Acrobat

Wer direkt am Quellcode einer PDF-Datei arbeiten will oder muss, kommt am kostspieligen Programmen von Adobe, wie Acrobat, nicht vorbei. So zumindest mündliche Infos von Fachleuten. Ich denke, dass wir in diesem Punkt noch eingehendere Webrecherchen und vor allem Tests durchführen können.

PDF aus anderen Dateiformaten generieren

Word in PDF umwandeln

Viele PDF-Dateien, auf die wir im Web oder als E-Mail Attachments stoßen, wurden ursprünglich als Word-Dateien erstellt und dann im PDF-Format gespeichert. Dieses Vorgehen führt ohne Sorgfalt zu keinem barrierefreien PDF. Worauf es ankommt, erkläre ich in folgenden Schritten:

  1. Sorge dafür, dass von vornherein Dein Word-Dokument möglichst barrierefrei ist!
    1. Sorge dafür, dass Überschriften, Listen, Tabellen und deren Spaltenüberschriften usw. technisch von einem Screen Reader als solche wahrgenommen werden können.
    2. Verwende den Barrierefreiheit-Checker von Word!
  2. Verwende zur Konvertierung in PDF Techniken, die einen möglichst hohen Grad an Barrierefreiheit gewährleisten!
    1. Verwende das Add-In axesPDF for Word , falls Du es abonniert hast!
    2. Wenn Du dieses kostenpflichtige Add-In nicht besitzt, halte Dich an die Empfehlungen, um PDF-Datei aus einem Word-Dokument zu speichern.
  3. Prüfe das Ergebnis der Konvertierung!
    1. Prüfe Deine PDF-Datei mit dem PDF Accessibility Checker (PAC)
    2. Teste Deine Seite mit einem Screen Reader
  4. Korrigiere die entdeckten und möglichen Fehler, wenn nötig! Leider stehen dafür meines Wissens nur kostenpflichtige Tools zur Verfügung
    1. Falls Du das Prüfungswerkzeug axesPDF Quickfix abonniert hast, bemühe Dich, die Meldungen abzuarbeiten!
    2. Für manuelle Korrekturen des PDF-Quellcodes steht meines Wissens nur Acrobat Professional zur Verfügung.

PDF-Barrierefreiheit ohne Word

Meines Wissens gibt es außer für Word kein Tool, mit dem sich technisch eine barrierefreie PDF-Datei generieren lässt. Es bleiben daher nur folgende Schritte:

  1. Sorge dafür, dass von vornherein Dein Dokument möglichst barrierefrei ist!
    1. Sorge dafür, dass Überschriften, Listen, Tabellen und deren Spaltenüberschriften usw. technisch von einem Screen Reader als solche wahrgenommen werden können.
    2. Sorge dafür, dass die Reihenfolge der Elemente, wie sie im DOM erscheinen wird, konsistent ist.
  2. Prüfe das Ergebnis der Konvertierung!
    1. Prüfe Deine PDF-Datei mit dem PDF Accessibility Checker (PAC)
    2. Teste Deine Seite mit einem Screen Reader
  3. Korrigiere die entdeckten und möglichen Fehler, wenn nötig!
    1. Falls Du das Prüfungswerkzeug axesPDF Quickfix abonniert hast, bemühe Dich, die Meldungen abzuarbeiten!
    2. Für manuelle Korrekturen des PDF-Quellcodes steht meines Wissens nur Acrobat Professional zur Verfügung.
PDF Symbol durchgestrichen

Problematik: PDF ist vielfach Verpackungsmüll

Nachteile des PDF-Formats

Allzu viel Information und Funktionalität wird oft aus einem Gewohnheitsimpuls in PDF-Dateien verpackt. Unreflektiert im Masseneinsatz erscheint mir PDF daher vielfach als Verpackungsmüll, der Zugänglichkeit und Verwendbarkeit von Inhalten unnötig erschwert:

  • Um eine PDF-Datei aufzurufen, muss ein eigenes Programmfenster geöffnet werden, was die Performance verschlechtert. Einen Editor, wie Word, und ein Browser, wie Firefox, haben wir meist schon geöffnet und Dokumente und Webseiten werden dadurch schneller geladen.
  • Ein zusätzliches Programmfenster birgt Nachteile für die Übersichtlichkeit der laufenden Anwendung in sich.
  • Je mehr Programmfenster offen sind, desto mühsamer wird die Navigation zwischen den Programmfenstern, insbesondere beim Einsatz eines Screen Readers.
  • Ist die PDF-Datei nicht mit Tags versehen, verzögert sich das Öffnen der Datei beim Einsatz von Screen Readern durch selten verstandene Dialogfelder und provisorische Versuche der Technologien zum sinnvollen Versehen der Datei mit Tags.
  • Tastaturfunktionalitäten werden erschwert. So lässt sich in einer Word-Tabelle durch schlichtes Drücken von Tabulator der Inhalt einer ganzen Zelle markieren, während dies in einer PDF-Datei einer Abfolge von komplexeren Tastenkombinationen bedarf.
  • Selbst bei PDF-Dateien, die dem PDF/UA Standard entsprechen, kommt es häufiger zu Problemen beim Einsatz von Assistierenden Technologien, als bei schlichten Word-Dokumenten oder HTML-Seiten.

Darüber hinaus sollte von Seiten der BetreiberInnen bedacht werden, das das Erstellen wirklich barrierefreier PDF-Dateien eines zusätzlichen Aufwands bedarf. Dies trifft besonders auf Tabellen und noch mehr auf Formulare zu. Insbesondere Formulare sind sehr aufwendig und Schnittstellen zu Datenbanken können viel leichter mit HTML-Formularen programmiert werden.

Vorteile des PDF-Formats

Das PDF-Format wird zweifellos vielfach unreflektiert verwendet und verursacht damit unnötige Probleme bei Barrierefreiheit und Usability. Für folgende Situationen lassen sich jedoch Gründe finden, die PDF erforderlich oder zweckmäßig erscheinen lassen:

  • Die visuelle Darstellung von Informationen muss aus inhaltlichen oder funktionellen Gründen absolut unabhängig von der Software sein, mit der sie dargestellt wird. (Plattformunabhängigkeit)
  • Ein Dokument benötigt beim Ausdrucken ein hohes Maß an Darstellungsgenauigkeit, auch bei der Veröffentlichung auf Webseiten.
  • Informationen und Funktionalitäten sollten ohne Serverzugang verfügbar sein.
  • Das Dokument benötigt eine digitale Signatur.
  • Inhalte benötigen die speziellen Verschlüsselungsmöglichkeiten des PDF-Formats.
  • In einer einzelnen Datei sollten auch Möglichkeit zum Einbinden anderer Inhalte gegeben sein (3D Komponenten, Videos, spezielle Attachments). Inwieweit dies durch PDF gewährleistet werden kann, weiß ich noch nicht.
PDF

Professionelle Partner

Interne Profis für PDF beauftragen

Für Firmen und Einrichtungen, die regelmäßig größere Mengen an PDF-Dateien veröffentlichen, empfiehlt es sich meines Erachtens intern eine Abteilung mit der Gewährleistung der Barrierefreiheit dieser Dateien zu betrauen. In dieser PDF-Abteilung könnten etwa folgende Kompetenzen konzentriert werden:

  1. Die PDF-Abteilung wird mit Tools zur Gestaltung und Prüfung von PDF-Dateien ausgestattet.
  2. Die Fachkräfte in der Abteilung sind vertraut mit
    1. Standards zur Barrierefreiheit von PDF-Dateien
    2. Tools zur Gestaltung und Prüfung von PDF-Dateien .
  3. Ein Workflow gewährleistet, dass Dateien vor der Konvertierung und Veröffentlichung an die spezialisierte PDF-Abteilung gelangen.
  4. PDF-Dateien werden aus anderen Dateiformaten (MS Word, InDesign, …) generiert und geprüft.
    (Es empfiehlt sich generell, erst an der Barrierefreiheit der Quelldatei zu arbeiten, damit die Quelldatei bei einer Überarbeitung schon möglichst viel Barrierefreiheit aufweist).
  5. Die spezialisierte Abteilung ist für interne Schulungen und Standards zuständig.
    1. Sie erstellt redaktionelle Richtlinien (Gestaltung von Alternativtexten für Bilder, …).
    2. Sie organisiert Schulungen für redaktionell Verantwortliche, etwa zur barrierefreien Gestaltung von Word-Dateien.

Externe Profis beiziehen

Bedeutung externe Profis

Generell empfiehlt es sich in der Entwicklungsphase erfahrene Fachkräfte zur Prozessplanung beizuziehen. Kleinere Unternehmen oder Einrichtungen, die selten PDF-Dateien veröffentlichen, werden wohl überhaupt die barrierefreie Gestaltung von PDF-Dateien auslagern.

Auch für spezielle Schulungen werden wohl zweckmäßigerweise externe Fachkräfte gesucht. Die Themenbereiche Barrierefreiheit und PDF bedürfen einer hochgradigen Spezialisierung, Vernetzung und Erfahrung, weshalb für entsprechende Qualifizierungen selten regionalen Angebote gefunden werden.

Zweiter Blick Beitrag

Zweiter Blick

Ich bin kein Liebhaber von PDF-Dateien, wie aus der Problemanalyse auf dieser Seite wohl schon klar wurde. Allerdings ist mir bewusst, dass wir vielfach nicht um das PDF-Format herumkommen.

Was ich trotz oder gerade wegen meiner Vorbehalte anbieten kann:

Gut Verstanden

Gut Verstanden GmbH

Aus einem Spin Off der Johannes Kepler Universität Linz ist die Gut Verstanden GmbH entstanden. Neben dem Themenbereich Sprachniveau (Leicht Lesen) widmet sich das Team dem Schwerpunkt PDF Accessibility.

Das Angebot reicht von Beratung über Schulung bis hin zur konkreten Erstellung barrierefreier PDF-Dateien. Für diese Dienstleistungen ist die Gut Verstanden GmbH mein wichtigster Netzwerkpartner in Österreich.