Zweiter Blick: Word - Microsoft Office

BarrierefreiheitDarstellungsoptionen

docx

Microsoft Office Word

Bedeutung von MS Office Word im Webdesign

Auch Word-Dateien, die auf Webseiten verlinkt sind, sollten barrierefrei sein. Im Vergleich zu verlinkten PDF-Dateien sind sie sogar zumindest zugänglicher, wenn auch erfahrungsgemäß selten barrierefrei.

Außerdem werden viele PDF-Dateien, die auf Webseiten zu finden sind, ursprünglich mit Word erstellt und nachträglich in das PDF-Format konvertiert. Je besser dabei die Ursprungsdatei im DOC-Format den Ansprüchen der Barrierefreiheit angenähert wird, desto mehr kann von einer Barrierefreiheit oder zumindest Zugänglichkeit der generierten PDF-Datei ausgegangen werden.

Barrierefreiheit Checker in Word

Bedeutung des Barrierefreiheit Checker

Word bietet in neueren Versionen ein Tool, das die Barrierefreiheit eines Dokuments prüfen kann. Wie alle maschinellen Werkzeuge sind die Prüfungen hilfreich, aber nicht hinreichend und manchmal auch irreführend.

Fehlende Alternativtexte für Grafiken werden ebenso erkannt, wie fehlerhafte Überschriftenhierarchien. Es wäre fein, wenn als Reparaturwerkzeug immer auch gleich das entsprechende Dialogfeld verfügbar gemacht würde. Aber vielleicht habe ich dieses nur noch nicht wahrgenommen.

Der Einsatz des Tools zur Überwachung technisch wahrnehmbarer Probleme der Barrierefreiheit empfiehlt sich jedenfalls nach meinem derzeitigen Erkenntnisstand.

Verwendung des Barrierefreiheit Checker

Der Befehl zur Prüfung und Überwachung der Barrierefreiheit sollte in neueren Versionen im Menü Überprüfen vorhanden sein. Bei der Aktivierung werden im rechten Fensterbereich technisch vermutete Problembereiche angezeigt.

Ich habe jedoch auch schon Konfigurationen gefunden, bei denen der Befehl im Menü fehlt. Der Befehl kann trotzdem verfügbar sein, muss jedoch erst einem Menü zugeordnet werden:

  1. Im Menü Datei den Befehl für Optionen wählen.
  2. Den Bereich Menüband anpassen wählen.
  3. Alle Befehle auswählen und Barrierefreiheit markieren.
  4. Den Befehl Barrierefreiheit im Dialogfeld einem Menüelement zuordnen.

Titel des Dokuments

Bedeutung des Dokumenttitels

Das Multitasking ermöglicht, gleichzeitig mehrere Programme parallel zu bedienen. Innerhalb eines Programmfensters, wie Word, lassen sich wiederum gleichzeitig mehrere Dokumentfenster neben- oder übereinander bedienen.

Welches Programm- oder Dokumentfenster gerade aktiv ist, lässt sich am Bildschirm spontan erkennen. Bei maximiertem Fenster ist es ohnedies das alleinig sichtbare. Und bei nebeneinander liegenden Fenstern erscheint die Titelleiste am oberen Fensterrand in einer vom System vorgegebenen prägnanteren Farbe.

Anders zeigt sich die Wahrnehmung des aktiven Fensters beim Einsatz von Screen Readern. Der Inhalt des aktiven Fensters muss durch den Text in der aktiven Titelleiste knapp und präzise verständlich gemacht werden. In JAWS und NVDA lassen sich etwa die Seitentitel durch drücken von Einfügen + T abrufen.

Zuweisen eines Dokumenttitels

  1. In neueren Versionen von Word lässt sich der Titel des Dokumentes gleich im Dialogfeld Speichern bzw. Speichern unter festlegen.
  2. Nachträglich lässt sich der Titel des Dokumentes auch unter den Dokument-Eigenschaften festlegen. Wer dabei auf die Tastaturbedienung angewiesen ist, benötigt dazu eine Reihe Tastaturkenntnisse und Geduld.
  3. Im Windows Explorer lässt sich der Titel einer Datei unter den Eigenschaften auf der Registerkarte Details festlegen. Wer dabei mit der entsprechenden Tastaturbedienung schon vertraut ist, sollte sich im Nachhinein wohl auf diese Variante konzentrieren.

Umsetzung der Fenstertitel

Leider zeigt Word in der Titelleiste nicht den Titel des Dokuments an, sondern den Dateinamen. Mir ist leider keine Konfigurationsmöglichkeit oder ein anderes Verfahren bekannt, das den Titel einblenden würde.

Auch wenn mittels Speichern unter in das PDF-Format konvertiert wird, wird im Acrobat Reader nur der Dateiname angezeigt. axesPDF for Word hingegen gewährleistet, dass der Titel des Word-Dokuments vom Acrobat Reader in der Titelleiste angezeigt werden kann.

Schriftgestaltung

Bedeutung der Schriftgestaltung

Die visuelle Gestaltung der Schriften wirkt sich auf die Lesbarkeit der Texte aus. Leider stehen Anforderungen an das grafische Design, etwa im Kontext von Corporate Identity –Farben, den Anforderungen an die Barrierefreiheit gegenüber.

Schriftarten und Lesbarkeit

Die Schriftart darf nicht zu verschnörkelt oder an Handschriften angelehnt sein.

Serifenlos oder mit Serifen?

Serifen sind Querlinien zum eigentlichen Zeichen. Serifenschriften weisen auch keine einheitliche Breite über ein gesamtes Zeichen auf. Sehen Sie sich den folgenden Vergleich genau an:

  • Mit Serifen
  • Ohne Serifen

Anmerkung zu dieser visuellen Darstellung: Schriftarten verfügen auch über unterschiedliche Basisgrößen. In diesem Beispiel wurde die serifenlose Schriftart weniger vergrößert, um für beide Schriftbeispiele eine annähernd gleiche Größe zu erzielen.

Schriftarten mit Serifen gelten für Drucksorten vielfach als leichter lesbar. In der Sehbehindertenszene hingegen waren sie lange Zeit verpönt. Neuere Studien deuten darauf hin, dass die beiden weder auf die Wahrnehmbarkeit, noch auf das Lesetempo und auch nicht auf das Textverständnis signifikante Unterschiede aufweisen.

Ich vermute, dass Gewohnheiten einen maßgeblichen Einfluss auf subjektive Vorzüge nehmen. Wer viel Zeitung liest, ist an Schriftarten mit Serifen gewöhnt. Im Internet hingegen hat sich eher eine serifenlose Schrift durchgesetzt, was für die Auswahl der Schriftart berücksichtigt werden muss. Wer hingegen viel mit Programmcodes zu tun hat, bevorzugt eventuell Schriftarten ohne Proportionalschrift, also horizontal den gleichen Platzt für ein i und ein m. Ich verwende auf Zweiter Blick daher für Codeelemente monospace.

Schriftgröße im Kontext

Normaler Zeitungsdruck verfügt etwa über die Schriftgröße 10 pt. Überschriften müssen entsprechend ihrer Ebene natürlich größer formatiert werden.

Texte, die für Situationen mit visuellen Herausforderungen bestimmt sind, sollten etwas größer gestaltet werden. Dies gilt etwa für Kochrezepte, weil in der Regel nicht mit einer Lesebrille gekocht wird.

Für Texte, die den Standards von Leicht Lesen entsprechen sollten, wird eine Mindestschriftgröße von 14 pt empfohlen. Menschen mit Lernbehinderungen tun sich erfahrungsgemäß leichter beim Lesen und Verstehen, wenn der Text eine leichte Vergrößerung aufweist.

Schriftstücke, die sich speziell an Sehbehinderte richten können etwas größer dargeboten werden. Grundsätzlich sollten Menschen mit Sehbehinderungen über die Hilfsmittel und Strategien verfügen, gewöhnlichen Zeitungsdruck zu lesen.

Eine Vergrößerung hat vielfach nur symbolischen Charakter. Denken Sie etwa an ein Schuhgeschäft, das neben Größe 37 auch Größe 39 anbietet. Was aber, wenn Sie Größe 41 benötigen?

Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund

Ich denke, die Empfehlungen für die Kontrastgestaltung im Webdesign können auch für Word-Dokumente angewandt werden. Mir sind zumindest keine speziellen Empfehlungen bekannt.

Folgende Empfehlungen kann ich aus Erfahrung hervorheben:

  1. Als Standardschriftfarbe sollte nicht Schwarz, sondern Automatisch gewählt werden. Ansonsten kann es am Bildschirm passieren, dass die Schriftfarbe Schwarz auf den Hintergrund Schwarz aus der Einstellung in der Systemsteuerung trifft.
  2. Hintergrundgrafiken für Text sollten möglichst vermieden werden. Erscheint dieses Design im Einzelfall als nötig, muss für alle Textbereiche jedenfalls ein Minimalkontrast gewährleistet werden. Dies gilt natürlich auch für Wasserzeichen.
  3. Textbereiche, die aus Designgründen über einen geringeren Kontrast verfügen, sollten über eine entsprechend höhere Schriftgröße verfügen.

Hervorheben von Textpassagen

Bedeutung von Hervorhebungen

Hervorhebungen von Textpassagen können die Verständlichkeit eines Textes verbessern. Allerdings vermitteln Screen Reader in der Standardkonfiguration fett, kursiv oder anderswie gestaltete Hervorhebungen nicht und oft auch nicht optional. Sie sind trotzdem zulässig, wenn sie bewusst und sparsam und richtig eingesetzt werden.

Ich empfehle Textabschnitte kursiv oder fett hervorzuheben. Eine Unterstreichung kann am Bildschirm leicht als Link missverstanden werden.

Zeichenabstand barrierefrei erhöhen

Auf keinen Fall darf eine Hervorhebung durch Leerzeichen zwischen den einzelnen Zeichen erfolgen. Eine Sprachausgabe buchstabiert ansonsten den entsprechenden Abschnitt.

Stattdessen kann der Zeichenabstand im Dialogfeld für die Zeichenformatierung erhöht werden. Der Shortcut dafür lautet STRG + D.

Wer über eine Sprachausgabe verfügt, kann den Effekt bei folgender Gegenüberstellung probieren. Das obere Beispiel wurde mit Leerzeichen realisiert, das untere mit dem CSS-Befehl letter-spacing.

E I N L A D U N G

EINLADUNG

Anmerkung zu diesem Beispiel: Das visuelle Erscheinungsbild der Beiden Schriftzüge sollte übereinstimmen, kann jedoch in unterschiedlichen Browsern variieren.

Symbol Überschriften <h1>

Überschriften semantisch formatieren

Bedeutung von Überschriften

Überschriften erleichtern das Verständnis für die Textstruktur und erlauben bei entsprechender textueller Gestaltung auch ein diagonales Lesen.

Wie auch in HTML dürfen Überschriften nicht nur grafisch hervorgehoben werden, sondern müssen und können semantisch als Überschriften gekennzeichnet werden. Dies ist übrigens auch die Voraussetzung dafür, dass von Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis generiert werden kann.

Grundsätzlich gelten für Überschriften in Word Dokumenten die gleichen Empfehlungen, wie für Überschriften auf Webseiten. Bei größeren Dokumenten, die auch ein Inhaltsverzeichnis erhalten sollten, kann aber natürlich nicht nur eine Überschrift der Ebene 1 eingesetzt werden.

Technische Realisierung von Überschriften in Word

Überschriften werden in Word technisch als solche gekennzeichnet, indem einem Absatz eine Formatvorlage einer bestimmten Überschriftenebene zugewiesen wird. Das visuelle Erscheinungsbild der jeweiligen Formatvorlage kann durch Bearbeitung der Formatvorlage festgelegt werden. Auf diese Weise lässt sich ähnlich wie bei zentralen CSS-Dateien für HTML-Elemente ein einheitliches Erscheinungsbild gewährleisten.

Tastaturbefehle für Überschriften in Word
Aktion Windows Mac
Überschrift Ebene 1 zuweisen: ALT + 1 ALT + CMD + 1
Überschrift Ebene 2 zuweisen: ALT + 2 ALT + CMD + 2
Überschrift Ebene 3 zuweisen: ALT + 3 ALT + CMD + 3
Überschriftenebene erhöhen SHIFT + ALT + ?
Überschriftenebene herabsetzen SHIFT + ALT + ?
Dialogfeld für Formatvorlagen öffnen SHIFT + STRG + S ?

Bilder mit Alternativtexten versehen

Bedeutung von Alternativtexten

Damit Bilder im Dokument auch für blinde Menschen ihre Bedeutung offenbaren, benötigen sie eine textuelle Kurzbeschreibung. Darüber hinaus empfiehlt es sich für komplexere Grafiken oder Diagramme außerhalb der Grafik textliche Erläuterungen oder Detailinformationen bereitzustellen.

Es empfiehlt sich auch in Word-Dokumenten die Überlegungen für Bilder im Webdesign zu berücksichtigen:

Technische Realisierung von Alternativtexten in Word

Vorgehen zum Zuweisen eines Alternativtextes

  1. Ein Doppelklick auf die Grafik öffnet ein Dialogfeld zur Formatierung und Gestaltung des Bildes.
  2. Auf der Registerkarte Web lässt sich für das Bild ein Alternativtext festlegen.

In Word aus Office 2013 hat dieser Mechanismus einmal nicht funktioniert. Als Alternative habe ich folgendes Verfahren gefunden, für das effizient nur eine Mausbedienung möglich scheint:

  1. Im Kontextmenü Grafik formatieren wählen.
    Das Kontextmenü lässt sich durch Klick mit der rechten Maustaste oder durch Drücken der rechten Windowstaste öffnen.
  2. Am rechten Bildschirmrand öffnet sich ein Optionsmenu, in dem das vorletzte Icon den Menüpunkt Layout und Eigenschaften darstellt.
  3. Ein Klick auf dieses Icon öffnet ein Dialogfeld, in dem man einen Alternativtext im Dialogfeld Titel festlegen kann.

Beschriftung von Grafiken

Word bietet für Bilder technisch die Möglichkeit, oberhalb oder unterhalb eine sichtbare Beschriftung vorzusehen. Dies kann eine bessere Verständlichkeit des Bildes für alle Menschen erzielen, also nicht nur für den Screen Reader.

Der Befehl zur Zuweisung einer Beschriftung findet sich im Kontextmenü. Das Kontextmenü lässt sich durch Klick mit der rechten Maustaste oder durch Drücken der rechten Windowstaste öffnen.

Komplexe Grafiken und Diagramme

Auch in Word-Dateien finden sich gelegentlich komplexere visuelle Darstellungen, die vielfach für sehende Menschen das Verständnis von Zusammenhängen erleichtern. Solche Grafiken sollten entweder in unmittelbarer Nähe zur Grafik textuelle Erläuterungen aufweisen oder eine Verknüpfung zu einer solchen Erläuterung, etwa im Appendix.

Tabelle

Tabellen semantisch formatiert

Was wie eine Tabelle ausschaut, muss auch tatsächlich eine Tabelle sein. Es genügt nicht, Bereiche durch Drücken der Tabulator-Taste oder gar durch eine Reihe von Leerzeichen einzurücken.

In Word-Tabellen kann durch Drücken von Tabulator von Zelle zu Zelle gesprungen werden. Screen Reader bieten darüber hinaus spezielle Tastaturbefehle zum Navigieren und Orientieren innerhalb einer Tabelle.

Überschriften für Tabellenspalten

Spaltenüberschriften sollten als solche gekennzeichnet werden. Screen Reader können diese Spaltenüberschriften als Zusatzinformation zur fokussierten Tabellenzelle zur Verfügung stellen, wenn das Dokument in eine PDF-Datei umgewandelt wurde.

Für MS Office 2013 habe ich folgendes Verfahren herausgefunden, das nicht sehr intuitiv ist:

  1. Markiere die Zeile mit den Spaltenüberschriften.
  2. Wähle bei den Tabelleneigenschaften die Registerkarte Zeilen.
  3. Aktiviere das Kontrollkästchen Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite wiederholen.

Word-Dokumente erlauben durch Links eine rasche und effiziente Navigation zu Bereichen innerhalb einer Seite oder zu externen Dateien oder Webseiten. In MS Word werden sie durchwegs als Hyperlinks bezeichnet. Dies kann beim Verständnis von Befehlen in Word beachtet werden.

Hyperlinks können in Word ganz einfach durch Einfügen der URL einer Webseite in das Dokument erstellt werden. Sobald danach Leertaste oder ENTER gedrückt wird, generiert Word aus der URL ein Hyperlink.

Der angezeigte Text auf dem Hyperlink kann dann durch den entsprechenden Befehl im Kontextmenü bearbeitet werden. Allerdings sollte bei Dokumenten, die zum Ausdruck vorgesehen sind, die URL sichtbar bleiben.

Listen in Word

Listen müssen in Dokumenten semantisch als solche für Screen Reader wahrnehmbar sein. Auf diese Weise kann der Screen Reader nicht nur das Vorhandensein einer Liste erkennen, sondern auch die Anzahl der Elemente ankündigen. Der Umfang einer Liste ist für die Usability bei der Wahrnehmung einfach ein wichtiger Faktor.

Word macht es schwer, Listen nicht semantisch zu formatieren. Sobald am Beginn eines Absatzes ein Bindestrich oder Stern steht, wird aus dem Absatz und dem Folgeabsatz beim Drücken von ENTER ein Listenelement einer unnummerierten Liste. Steht am Anfang eine Ziffer oder ein Einzelbuchstabe, wird daraus eine nummerierte Liste.

Man muss sich in Word also schon ziemlich anstellen, um eine Liste als folge von gewöhnlichen Absätzen zu gestalten. Trotzdem muss die Problematik der Listenstruktur für Assistierende Technologien im Hinterkopf behalten werden.

Sprache des Texts in Word kennzeichnen

Bedeutung der Sprachkennzeichnung

Screen Reader verfügen nicht nur über eine einzige Sprachausgabe zum Vorlesen von Texten. Sie bedienen eine Vielzahl von Weltsprachen, oft mit mehreren Sprachsynthesizern für eine einzelne natürliche Sprache. Für die akustische Verständlichkeit ist es in der Regel wichtig, dass für die Wiedergabe die entsprechende Sprachausgabe eingesetzt wird.

Damit ein Screen Reader die richtige Sprachausgabe für einen Text auswählt, benötigt er eine technische Information über die natürliche Sprache des jeweiligen Textbereiches, sofern diese von der Standardsprache abweicht.

Sensibilisierungsbeispiel für Sprachkennzeichnung

Wenn Sie über einen Screen Reader verfügen, können Sie das unterschiedliche akustische Verhalten mit und ohne adäquater Sprachkennzeichnung in folgendem Beispiel selbst prüfen:

  1. Pictures in Adult Education
  2. Pictures in Adult Education

Das zweite Beispiel (B) verfügt über die adäquate Sprachkennzeichnung mittels lang="en".

Realisierung von Sprachkennzeichnungen in Word

Leider kenne ich in neueren Versionen von Word keine Möglichkeit zur expliziten Sprachkennzeichnung von Textabschnitten, wie es früher im Menü Format möglich war. Die Kennzeichnung der natürlichen Sprache kann für ein Wort bei der Rechtschreibüberprüfung durch die Wörterbuchsprache festgelegt werden.

Umsetzung von Sprachkennzeichnungen

Die technische Kennzeichnung der Sprache von Ausdrücken funktioniert selbst bei älteren Word-Versionen mit neueren Screen Readrern. Ich habe jedoch nur stichprobenartig Word- und Screen Reader-Versionen in Kombination getestet. Es wäre fein, wenn wir in der Community eine weiße Liste der Begriffe ohne nötige Sprachkennzeichnung erstellen könnten. Übrigens habe ich hier Community nicht mit lang="en" gekennzeichnet. Hier jedoch schon: Community. Frage an die Community: Ist eine Sprachkennzeichnung erforderlich?

Leider werden die Sprachkennzeichnungen beim Konvertieren in PDF derzeit weder durch Speichern unter | Dateiformat PDF noch mittels axesPDF for Word in der Zieldatei übernommen. (Stand Juli 2018)

PDF

Konvertieren von Word-Dokumenten in andere Dateiformate

PDF-Datei aus einem Word-Dokument erstellen

Voraussetzungen für das barrierefreie Generieren von PDF aus Word

Vielfach werden PDF-Dateien ursprünglich in Word erstellt und dann konvertiert. Aus der Perspektive der Barrierefreiheit ist dies überwiegend zulässig, sofern die Quelldatei zumindest die semantischen Anforderungen erfüllen.

Die Barrierefreiheit der PDF-Datei hängt also stark von der Barrierefreiheit des ursprünglichen Word-Dokuments ab. Die Tipps aus diesem Artikel sollten also unbedingt berücksichtigt werden.

Datei | Speichern unter

Neuere Versionen von Word erlauben das Exportieren in das PDF-Format schon beim Speichern.

  1. Öffne das Dialogfeld Speichern unter.
  2. Wähle als Dateityp PDF (*.pdf).
  3. Öffne die Schaltfläche Optionen.
  4. Das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit muss aktiviert sein.
  5. Das Kontrollkästchen ISO 19005-1-kompatibel (PDF/UA) muss aktiviert sein.
  6. Drücke auf Speichern.

Barrierefreie Word-Dateien werden für Screen Reader mit diesem Verfahren schon recht gut wahrnehmbar. Allerdings meldet der PDF Accessibility Checker (PAC) erfahrungsgemäß noch unzählige Probleme.

Professionelles Erstellen von PDF aus Word

Um technisch barrierefreie PDF-Dateien aus Word zu erstellen, sind wir auf kostenpflichtige Tools angewiesen. PDF-Dateien, die mit axesPDF for Word generiert wurden, haben bei mir bislang keine Mängel mehr aufgewiesen, wenn ich sie mit dem PAC getestet habe. Hier könnte eine gute Entwicklungsgemeinschaft dahinter stehen.

Für allfällige Nachbearbeitungen stehen axesPDF Quickfix und das teure Adobe Acrobat Professional zur Verfügung.

HTML-Datei aus einem Word-Dokument erstellen

Aus der Perspektive der Barrierefreiheit kann aus Word eine HTML-Datei erstellt werden. Die Semantik eines barrierefreien Word-Dokuments bleibt erhalten.

Trotzdem rate ich davon ab, Word als HTML-Editor zu verwenden. Es wird beim Konvertieren einfach zu viel Code erzeugt, der unübersichtlich und unnötig erscheint.